Taken:

• Verzorgen van het vergaderrooster voor de bestuursvergaderingen
• Opstellen van de agenda bestuursvergaderingen
• Bijhouden binnengekomen stukken (zowel per mail of post)
  • Bewaken van de info mailbox
• Notulen tijdens vergadering
• Uitwerken notulen en bijhouden actiepuntenlijst
• Algemene ledenvergadering i.s.m. bestuur plannen
  • Aanwezigheidslijstregelen
  • Opstellen van de presentatie voor de AVL, in samenwerking met de overige bestuursleden. Uiteindelijk één samengestelde presentatie maken
  • Jaarverslag coördineren, samenstellen en redigeren
  • Zorgdragen voor publicatie van jaarverslag en notulen op de website
• Bijhouden kwartaal activiteitenoverzicht
• Beheren van belangrijke documenten
• Beheren van contracten en zorgdragen dat deze up to date zijn
• Toezicht houden op juist uitvoeren statuten en huishoudelijk reglement

Bevoegdheden:

Tekeningbevoegdheid i.c.m. een tweede bestuurslid

Benodigde tijd: 2-4 uur per week

Taken:

Jaarverslag

• Opmaken van de jaarrekening
• Opmaken financieel verslag
• Opmaken begroting per seizoen
• Opstellen contributievoorstel per seizoen
• Tijdens ALV presenteren financieel jaarverslag
• Bijwonen vergadering kascommissie v.w.b. controle en goedkeuring van financieel jaarverslag, inclusief opleveren van een getekend kascommissieformulier.
• Monitoren/controleren van de kas

Debituerenadministratie

Contributie

• Het contributieseizoen klaarzetten in Sportlink
• Contributie incasso’s aanmaken en versturen
• Bewaken van inning van de contributie

Sponsoren en andere debiteuren

• Opmaken van de facturen en voortgang bewaken
• Check op inkomsten die voortvloeien uit contracten
• Check op totale inkomsten van sponsoring, en of contact is nageleefd

Overig

• Betalingen verrichten ten behoeven van vereniging
• Inkomsten en uitgaven van de vereniging verwerken op basis van facturen/bonnetjes en bank
• Elk kwartaal het bestuur voorzien van inzicht in de financiële situatie van de vereniging
• Subsidies aanvragen en monitoren
• Brievenbus legen en post delegeren indien nodig

Kantine

• Check op de kantine afdracht formulieren
• Kluis in de kantine legen/beheren en afstorten op bank
• Documenteren van de kantine afdracht (voor financieel jaarverslag)

Bevoegdheden:

• aankopen/uitgave tot €250,-
• aankopen/uitgave van €250,- of meer i.c.m. voorzitter

Benodigde tijd: 10 uur per week

Taken:

• Aansturen TV en wedstrijdsecretariaat
• Benoemen (en ontheffen) coaches/trainers, in overeenstemming met dagelijks bestuur
• Volgen van ontwikkelingen vanuit de bond m.b.t. speltechnische zaken
• Maandelijks overleg met wedstrijdsecretariaat
• Maandelijkse TC-vergaderingen voorzitten
• Indeling teams voor 1 oktober bekend
• Planning zaal- en veldtraining
• Opleiding kader, scheidsrechters en scorers
• Bepalen/bijhouden overkoepelend technisch beleid
• Bezoeken van wedstrijden van diverse teams gedurende het seizoen
• Aanspreekpunt voor coaches/trainers/begeleiders en scorers
• Organiseren van coachvergaderingen
• Draagt zorg voor het correct klaarzetten van de teams in sportlink
• Draagt zorg voor een geldig VOG voor gehele kader, dit wordt 2 jaarlijks herhaald

Bevoegdheden:

• Benoemen coaches/trainers, in overeenstemming met dagelijks bestuur
• Tekenbevoegdheid voor contracteren van leden/coaches i.c.m. de voorzitter

Benodigde tijd: 4 uur per week

Taken:

• Stuurt de drie aandachtsgebieden (materiaal/toernooien, lijnentrekken en veldkeuringen) aan
• Maakt een jaarlijkse begroting voor aanschaf en onderhoud van materiaal
• Neemt deel aan de vergaderingen van de toernooi commissie
• Jaarlijkse vrijwilligers klussen dag organiseren

Sportparkbeheer

• Contact met SPURD over onderhoud
• Contact met SPURD over reparaties en overige zaken

Materiaal

• Alle teams voorzien van noodzakelijk en betrouwbaar spelmateriaal jaarlijks inventariseren van status materiaal en verbruik materiaal per team
• Materiaal (laten) repareren en waar nodig vervangen
• Zorgen voor voldoende (wedstrijd)ballen
• Tijdens seizoen teams voorzien van (wedstrijd)ballen
• Beheer EHBO-materiaal
• Verantwoordelijk voor sleutelbeheer

Bevoegdheden:

• Materiaal bestellen tot €250,-

Benodigde tijd: 1 uur per week

Bestuursfunctie:

• Verantwoordelijk voor Public Relations (het beeld van) Flying Petrels in Purmerend en omstreken
• Verantwoordelijk voor (de kwaliteit van) interne- en externe communicatie met leden en oud leden
• Verantwoordelijk voor presentatie van de vereniging in sociale media, zoals Facebook, Instagram, Twitter & Website
• Het afleggen van verantwoording aan de leden tijdens het ALV
• Convocatie opstellen en zorgen dat deze op tijd bekend gemaakt wordt bij leden (uiterlijk zes weken voor de datum van de ALV)

Commissiefunctie:

• Onderhouden relaties met lokale en regionale media (Podcast, Websites, Krant & Radio)
• Opstellen van persberichten
• Communicatie afstemmen met de sponsoren
• Zorg dragen voor communicatie rond toernooien en evenementen
  • Advertenties plaatsen in media
  • Teksten aanleveren voor media
• Opstellenen onderhouden van de nieuwsbrief
• Ondersteunen evenementen / toernooien / andere commissies via juiste communicatie

Benodigde tijd: 2-4 uur per week

Taken:

• Controleert of de jaarrekening een juist beeld geeft van zowel de financiële gang van zaken in het verenigingsjaar alsook de samenstelling van het vermogen aan het eind van het jaar door middel van:
  • • de ontvangsten
    • de uitgaven (met bijbehorende bewijzen)
    • de saldi van dagboeken en dagafschriften
    • de balans en resultatenrekening
    • globaal inzicht op de begroting van het volgende boekjaar
• Brengt verslag uit van haar bevindingen aan de ALV

Benodigde tijd: 4 uur per jaar

Taken:

• Het verwerken van mutaties in het ledenbestand van de vereniging
• Het in- en uitschrijven van leden
• Nieuwe leden voorzien van welkomstmail
• Zoekt contacten met sportzaken primair over een nieuw in te delen lid
• Zoekt bij opzegging contact met penningmeester om af te stemmen dat de contributie is betaald alvorens het lid uit te schrijven
• Distribueren van actuele ledenlijst bij start van het seizoen
• Geeft wijzigingen door aan evenementencommissie

Benodigde tijd: 1 uur per week

Taken:

• Is verantwoordelijk voor de planning van de kantine bij toernooien, evenementen en wedstrijden
• Doet de inkoop van alle producten die aan de bar verkocht worden
• Meldt storingen of mankementen aan de onderhoud commissie
• Zorgt voor kleine kas voor wedstrijden
• Levert een eindejaar voorraad van de kantine aan de penningmeester op de laatste dag van het seizoen
• Organiseert twee keer per jaar met vrijwilligers van kantinedienst een bijeenkomst om te evalueren

Benodigde tijd: 6 uur per week gedurende seizoen

Taken:

• Verzorgt de barverkopen tijdens de trainingen of wedstrijden
• Bereid in de keuken de te verkopen broodjes en snacks
• Zorgt voor water op velden tijdens jeugdwedstrijden (1x per team)
• Zorgt dat toiletpapier en, papieren handdoekjes op toiletten aanwezig zijn
• Maakt na afloop de kantine, keuken en toiletten schoon
• Is verantwoordelijk voor het invullen van de kantineformulier
• Is verantwoordelijk voor het juist afdragen van de inkomsten in de kluis
• Vult aan vanuit het voorraadhok

Benodigde tijd: 4 uur per dienst alleen tijdens seizoen

Taken:

• In januari de nieuwjaarsreceptie organiseren
• Zorgen dat de velden speelklaar zijn voor het seizoen
• Seasons opener voor honkbal heren 1 en de ereleden organiseren
• Een open dag organiseren
• Mixed toernooi voor leden en niet leden organiseren met aansluitend een BBQ, hierbij wordt een scheiding gemaakt tussen de jeugdleden tot de junioren en de volwassenen vanaf de junioren
• Een week voordat de zomervakantie begint een jeugdweekend organiseren
• Jaarlijks een Beeball toernooi organiseren
• Actief organiseren en/of begeleiden van (jeugd)toernooien
• Ondersteunen van teams die zelf een toernooi organiseren
• Aan het eind van het seizoen een medailleavond organiseren
• Zorgen dat de velden, kantine en kleedkamers winterklaar zijn

Benodigde tijd: 4 uur per maand

Taken:

• Coördineert de periodieke schoonmaak van de kantine, keuken en toiletten door vrijwilligers
• Voert de periodieke schoonmaak van de vereniging uit in keuken, kantine, toiletten, bar en de buitenzitplaats van de kantine

Taken:

• Verzorgt op de Flying Petrels-website alles wat onder “Wedstrijden” staat (Via communicatie)
• Verzorgt oegenwedstrijden en uitnodigingen voor toernooien
• Bereid de compititie-indeling voor
• Bereid het cometitieprogramma voor
• Heeft contact met veldkeuring over wel/niet doorgaan van wedstrijden en informeert coaches/ begeleiders & scheidsrechters
• Verzet afgelaste wedstrijden in overleg met coaches en andere verenigingen
• Scheidsrechters regelen en indelen voor wedstrijden, en onderhoudt contact bij wijzigingen (afgelastingen etc)
• Vermelden van de competitie op website, in samenwerking met Website & ICT

Benodigde tijd: 6 tot 8 uur per week in het seizoen, 2 uur per week buiten het seizoen

Taken:

• Coachen en begeleiden van een bepaald team bij alle wedstrijden
• Bijbrengen technieken en spelsituaties tijdens trainingen
• Conditie op peil brengen/houden van teamleden
• Aanwezigheid op de coachvergaderingen
• Leden informeren over wijzigingen in beleid
• Nieuwe leden opvangen en begeleiden binnen de vereniging (na 5 keer meetrainen lid laten worden en contact houden met ledenadministratie)
• Beoordelen of het veld op tranings- en wedstrijddagen bespeelbaar is en indien niet bespeelbaar dit te melden aan het wedstrijdsecretariaat. Het oordeel voldoet aan de normen die door de bond worden gesteld.
• Zorgt ervoor dat de lijnen op het speelveld worden getrokken, met verf op zowel het gravel als het gras
• Heeft een rol samen met penningmeester inzake debiteuren, spreekt leden van team aan wanneer betalingen in contributie niet goed verlopen.
• Bezit een geldig VOG

Benodigde tijd: 2 tot 8 uur per week afhankelijk van klasse

Taken:

• Het bijhouden van een wedstrijd in het scoreboek d.m.v geldende tekens tijdens alle wedstrijden van een bepaald team
• Doorgeven uitslag van stand en aantal inningen doorgeven aan scheidsrechter die dit verwerkt in Sportlink

Benodigde tijd: 2 tot 3 uur per wedstrijd

Taken:

• Organiseert één keer per jaar een kleding pasdag
• Verzorgt de bestelling richting de leverancier
• Levert de bestelde kleding uit aan de leden
• Stelt facturen op van de bestelde kleding en verstuurt deze naar de leden
• In samenwerking met de penningmeester wordt de check op betaling van de kleding gedaan en opgevolgd
• Behandelt vragen omtrent kleding
• Levert een voorraad overzicht van de kleding aan bij de penningmeester, in de maand december

Taken:

• Zorgt ervoor dat uiterlijk voor de eerste te spelen wedstrijd van een weekeind de lijnen op de velden die gebruikt worden getrokken zijn. Dit gebeurd met verf zowel op het gravel als op het gras

Taken:

• Behouden van huidige sponsors, adverteerders en donateurs
• Werven van nieuwe sponsors, adverteerders en donateurs
• Aandacht schenken aan bezoekende sponsors en adverteerders
• Het verzorgen van interne activiteiten voor leden waaruit financiële middelen voor de vereniging worden gerealiseerd (grote clubactie, etc..)
• Up to date houden van sponsoroverzicht
• Brengt de penningmeester op de hoogte wanneer facturen naar sponsoren en adverteerders uitgestuurd kunnen worden
• Levert aan het einde van het seizoen een overzicht per lid per seizoen van de sponsorcommissie met sponsoracties en opbrengsten aan de penningmeester
• Sponsorcontracten opstellen en laten ondertekenen, en op de drive zetten
• Wedstrijdverslag Home Plate Friends opstellen
• Komt met voorstel voor gooien 1e bal bij heren en dames

Benodigde tijd: 2 uur per week

Taken:

• Verantwoordelijk voor de technische en functionele werking van de verenigingswebsite
• Verantwoordelijk voor de technische en functionele werking van alle ICT en infrastructuur binnen de vereniging
• Verantwoordelijk voor de veiligheid van gegevens van de leden en verenigingsdocumenten
• Het beheren van de drive van de vereniging
• Courant houden van hardware en software (i.v.m. werking, ondersteuning en veiligheid)
• Automatiseren van reguliere taken
• Ondersteunen van commissies met ICT oplossingen
• Documenteren van implementatie en de infrastructuur
• Geeft advies over nieuwe mogelijkheden zijn/haar domein
• Bewaakt de automatische aanmeldingen en andere verzoeken

Benodigde tijd 2 tot 4 uur per week